Политика за поверителност

Администратор на личните данни по тази политика е „Агентикс“ ЕООД, ЕИК 208755889, гр. Варна, п.к. 9005, ж.к. Чайка, бл. 203, имейл ai@raiceptionist.com („ние“). Политиката обяснява какви данни обработваме, защо, с кого ги споделяме и какви са правата ти.

Важно разграничение: когато си бизнес с акаунт при нас, за данните на ТВОИТЕ клиенти ти си администратор, а ние — обработващ; тях ги урежда Договорът за обработка на данни (/dpa). Тази политика покрива данните, за които ние решаваме как се обработват: твоя акаунт, посетителите на сайта и комуникацията с нас.

1. Какви данни обработваме

• Акаунт: имейл, име, парола (пазим само необратим хеш), избран план, настройки.
• Бизнес данни: име на бизнеса, услуги, цени, работно време, екип, снимки — това, което сам въвеждаш или пренасяш.
• Комуникация и съдържание на услугата: съобщенията и разговорите на AI рецепциониста с клиентите ти, записванията, статистиката; при телефония — аудиозаписи и преписи на обажданията.
• Плащания: обработват се от Stripe; при нас остават сумите, планът, фактурните данни (вкл. ЕИК) и статусът на абонамента — никога номера на карти.
• Технически данни: журнали на заявките, IP адрес, вид устройство — колкото е нужно за сигурност и отстраняване на проблеми.

2. Защо и на какво основание

• Изпълнение на договор (чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR): всичко, без което услугата не работи — акаунтът, отговорите на AI асистента, записванията, известията, плащанията.
• Легитимен интерес (б. „е“): сигурност на услугата, предотвратяване на злоупотреби, подобряване на продукта, защита при спорове.
• Законово задължение (б. „в“): счетоводство и данъчно отчитане.
• Съгласие (б. „а“): само където изрично го поискаме — например незадължителни известия. Можеш да го оттеглиш по всяко време.

3. AI обработка

За да генерира отговори, услугата изпраща текста на разговорите към доставчици на AI модели (Anthropic, OpenAI, Google) по договори, които не позволяват данните да се използват за обучение на техните модели. Критичните действия — свободни часове, записване, отмяна — се изпълняват от нашите сървъри по твоите данни, а не от модела.

4. Телефонните обаждания

При активирана телефония обажданията се обработват от ElevenLabs (гласовият асистент) и Zadarma (телефонният оператор): аудио на разговора, препис и номер на обаждащия се. Записът и преписът се пазят, за да се изпълни заявката на клиента и за да има бизнесът история на разговорите. Асистентът се представя като AI асистент на бизнеса.

5. С кого споделяме данни

Само с доставчици, които са ни нужни, за да работи услугата, по договори за обработка на данни:

• Supabase — база данни (ЕС регион); Vercel — хостинг.
• Anthropic, OpenAI, Google — AI модели (виж т. 3).
• ElevenLabs и Zadarma — телефония (виж т. 4).
• Stripe — плащания и фактури; Resend — имейли (потвърждения, кодове, известия).
• Meta Platforms — при свързан Instagram: пренос на съобщенията от/към Instagram.
• Google — при свързан Google Calendar (виж т. 6).

Не продаваме лични данни и не ги споделяме с рекламни мрежи.

6. Google API Services — Limited Use

rAIceptionist използва и предава информация, получена от Google API, в съответствие с Google API Services User Data Policy (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), включително изискванията за Limited Use.

Какви Google достъпи (scopes) използваме: https://www.googleapis.com/auth/calendar — за четене на заети часове и създаване/отказване на събития в календара, който си избрал при свързване; https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — за управление единствено на събитията, създадени от рецепциониста; openid, email, profile — за идентифициране на свързания Google акаунт.

Защо ни трябва този достъп: AI рецепционистът отразява записванията и заетостта в избрания от теб календар, за да работи календарът ти на едно място.

• Използваме данните от Google само за да предоставим и подобрим видимите за потребителя функции на рецепциониста (проверка на заетост, създаване и отказване на запис).
• Не прехвърляме Google user data на трети страни, освен когато е необходимо за предоставяне на услугата, при изрично съгласие или по закон.
• Не използваме Google user data за реклама, профилиране или таргетиране.
• Не използваме Google user data за обучение на AI/ML модели. Съдържанието на календара не се изпраща към никой генеративен AI модел.
• Никой човек не чете данните от календара ти, освен ако (а) не ни дадеш изрично съгласие, (б) за сигурност (разследване на злоупотреба), (в) при правно задължение, или (г) данните са агрегирани и анонимизирани.

Съхранение: пазим само идентификатора на избрания календар, а access и refresh токените се криптират в покой. Съдържание от календара ти не съхраняваме в базата си.

Прекратяване на достъпа: по всяко време от myaccount.google.com/permissions или от настройките на рецепциониста в услугата (Изключи Google Calendar). След прекратяване изтриваме записания calendar ID и токените в рамките на 24 часа.

7. Instagram и Meta

При свързан Instagram получаваме съобщенията до бизнес профила ти и изпращаме отговорите на асистента чрез API-то на Meta. Токенът за достъп се съхранява криптиран. Можеш да прекратиш достъпа по всяко време от настройките на услугата или от Instagram.

8. Колко дълго пазим данните

• Акаунт и бизнес данни: докато акаунтът е активен; след изтриване — окончателно изтриване до 30 дни.
• Разговори, записвания и телефонни записи: докато бизнесът ги пази в услугата; изтриват се с акаунта.
• Счетоводни документи (фактури): до 10 години по Закона за счетоводството.
• Технически журнали: кратки срокове, необходими за сигурност и диагностика.

9. Сигурност

Криптиране при пренос и при съхранение, криптирани токени на интеграциите, достъп по роли (всеки от екипа вижда само своето), изолация между отделните бизнеси, журнали на критичните действия и резервни копия. Никоя система не е неуязвима, но при нарушение, засягащо твоите данни, ще те уведомим по закон.

10. Трансфери извън ЕС

Основното съхранение е в ЕС. Някои доставчици (AI моделите, Stripe, Meta) обработват данни в САЩ — на основание решение за адекватност (EU-U.S. Data Privacy Framework) или Стандартните договорни клаузи на ЕК.

11. Твоите права

По GDPR имаш право на: достъп до данните си, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост, възражение срещу обработване на основание легитимен интерес и оттегляне на дадено съгласие.

Упражняваш ги на ai@raiceptionist.com — отговаряме до 30 дни. Акаунтът се изтрива и самостоятелно: от приложението или на raiceptionist.com/delete-account. Ако смяташ, че нарушаваме правата ти, можеш да подадеш жалба до Комисията за защита на личните данни (cpdp.bg), гр. София, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2.

12. Деца

Услугата е за бизнеси и не е предназначена за лица под 18 години. Не събираме съзнателно данни на деца за акаунти.

13. Промени

При промяна обновяваме тази страница и датата най-отгоре; за съществени промени ще те уведомим по имейл. Продължаването на ползването след влизането им в сила означава, че си запознат.

14. Връзка с нас

Въпроси за личните данни: ai@raiceptionist.com · „Агентикс“ ЕООД, ЕИК 208755889, гр. Варна, п.к. 9005, ж.к. Чайка, бл. 203.